Många organisationer tror att all data i Microsoft 365 är helt säkrad bara för att den ligger i molnet. Men det är en farlig missuppfattning. Även om Microsoft tillhandahåller kraftfulla verktyg och viss återställningsfunktionalitet, så är det inte en backup i traditionell bemärkelse. Det är du, inte Microsoft, som ansvarar för att skydda din verksamhetsdata.
Det här blogginlägget förklarar varför en dedikerad Microsoft 365 backup-lösning är ett måste för varje verksamhet som tar sin IT-säkerhet på allvar.
Microsofts ansvar och ditt
Microsoft 365 bygger på en tydligt definierad Shared Responsibility Model, där Microsoft ansvarar för infrastrukturen, driften och tillgängligheten av tjänsterna men inte för säkerheten och återställningen av din verksamhetsdata. Det betyder att även om Microsoft ser till att e-post fungerar, dokument sparas i molnet och Teams är tillgängligt, så är det ditt ansvar som användare att säkerställa att data skyddas och kan återställas om något går fel.
Ditt ansvar innefattar:
- Att skydda information från oavsiktlig radering eller skadlig manipulation
- Att återställa data vid incidenter som ransomware, mänskliga misstag eller tekniska fel
- Att följa dataskyddsregler som GDPR, där möjligheten att bevara och spåra personuppgifter är avgörande
- Att säkerställa åtkomst till information även efter att användare har slutat eller konton har avslutats
Microsoft erbjuder viss inbyggd redundans, versionering och papperskorgar, men dessa är designade för tillfälligt skydd alltså inte som en fullständig backup-lösning. Data kan därför gå förlorad permanent om det inte finns en fristående säkerhetskopiering. Microsoft själva är tydliga med detta och rekommenderar att företag kompletterar med en separat backup-lösning för att uppfylla sina egna säkerhetskrav.
När är det för sent att göra en Microsoft 365 backup?
Det är lätt att ta för givet att data i molnet är säkert och alltid tillgängligt. Men i praktiken kan oväntade händelser snabbt leda till att viktig information går förlorad och när du väl märker det, kan det redan vara för sent.
Tänk dig följande scenarion:
- En användare raderar av misstag en viktig Teams-konversation med kundinformation. Eftersom Teams inte har någon separat papperskorg för konversationer kan detta lätt förbises, särskilt om det inte upptäcks förrän efter flera månader.
- En ransomware-attack krypterar hela OneDrive och SharePoint-miljön. Även om Microsoft erbjuder vissa återställningsmöjligheter, kan de vara tidsbegränsade eller otillräckliga när skadan redan är skedd.
- En anställd avslutar sin tjänst och kontot tas bort enligt rutin. Men veckor senare uppstår behovet att återskapa ett specifikt dokument eller e-postmeddelande som inte längre finns kvar.
I samtliga fall hade en professionell, extern backup-lösning inneburit att data kunde återskapas, utan stress, utan osäkerhet och utan att verksamheten drabbas. Istället för att lägga timmar på felsökning och supportförfrågningar, kan återställning ske med några klick. Det är skillnaden mellan kontroll och kaos.
Vad är skillnaden mellan retention och backup?
Microsofts retention policies handlar om att bevara data under vissa förutsättningar. Det är inte detsamma som backup. Retention kräver ofta manuell konfiguration, och när tiden löper ut tas datan bort. En riktig backup däremot:
- Kopierar data regelbundet
- Lagrar den separat från Microsofts miljö
- Ger full kontroll över återställning på fil-, användar- eller kontorsnivå
Externa hot är inte det enda hotet
Cyberattacker är ett stort hot, men faktum är att majoriteten av dataförluster i molnmiljöer sker genom:
- Mänskliga misstag (radering, felaktiga ändringar)
- Fel i integrationer eller automatiseringar
- Missförstånd om hur lagring och versionering fungerar
- Interna hot – medvetna eller omedvetna
En backup-lösning skyddar dig mot allt detta. Du får trygghet i att kunna återställa, oavsett vad som händer.
Vad innehåller en bra Microsoft 365 backup-lösning?
En komplett lösning för backup av Microsoft 365 bör:
- Säkerhetskopiera e-post (Exchange Online), filer (OneDrive), dokumentbibliotek och webbplatser (SharePoint) samt chatt och filer i Teams
- Möjliggöra återställning av allt från enskilda filer till hela användarkonton
- Lagra backup utanför Microsofts servrar (off-site, krypterat och skyddat)
- Erbjuda versionshantering och långtidsarkivering
- Automatisera schema, aviseringar och rapporter
Vi hjälper dig hela vägen
På Prog-It har vi lång erfarenhet av IT-säkerhet och Microsofts tjänster. Vi hjälper företag att:
- Identifiera behov och risker
- Välja rätt backup-lösning för just er miljö
- Implementera en trygg, automatiserad och GDPR-anpassad strategi
- Testa återställningar, så att ni vet att det fungerar när det verkligen gäller
Microsoft 365 är ett kraftfullt verktyg. Men utan backup är det en öppen dörr för dataförlust. Vi ser till att dörren är låst, skyddad och lätt att öppna igen om något skulle gå fel.
Vill du veta mer? Hör av dig till oss, vi tar gärna ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan säkra din Microsoft 365-miljö med en Microsoft 365 backup.
